Buen día.
Hice una revisión rápida del documento y tengo los siguientes comentarios que espero les sean de alguna utilidad:
Comentarios generales al documento:
1.Considero que en el párrafo introductorio sería importante incluir el fundamento o sustento legal del documento. A manera de ejemplo de lo que quiero decir adicioné, en el archivo que enviaré, un párrafo que remite a la Norma ISO y al Plan de desarrollo institucional vigente.
2. El primer párrafo inicia señalando que en el documento “permite identificar la escolaridad, la experiencia, etc.” Considero que en orden jerárquico lo que se define o identifica en el documento es el puesto o rol con todos esos componentes que derivan de la naturaleza de éste, por lo que sugiero matizar la redacción. A propósito del término “puesto” creo que podría ser sustituido por “rol”.
3. Como respuesta a la cláusula 5.3 la Norma ISO, el manual de calidad del sistema bibliotecario señala que los roles, responsabilidades y autoridades se encuentran en este documento, sin embargo, no figuran las responsabilidades. Sugiero incluir incluirlas todas y en especial las responsabilidades que pide la Norma ISO. Anoté algunas que considero pertinentes a pie del recuadro “actividades”. Ojo: “Actividad” no es lo mismo que “responsabilidad”.
4. En literatura más actual sobre el tema que nos ocupa el término “capacitación” pareciera que está en desuso y ha sido sustituido por “formación” o “gestión del talento humano” o “”desarrollo del talento humano” por la connotación despectiva que tiene el primero. Quizás sea bueno reflexionar sobre la vigencia de los términos que se usan a lo largo del documento.
5. En el apartado “conocimientos” considero que el término “cursos” tiene un significado muy limitado, porque la forma para adquirir los conocimientos que se describen no sólo es a través de cursos, también hay otras acciones de formación que permitirían allegarse los conocimientos necesarios tales como diplomados, talleres, etc. Considero que se puede usar una descripción más genérica para agrupar la forma de adquisición de esos conocimientos, como podría ser “Formación básica” para cursos básicos; “Profesionalización del perfil” o “formación continua” para cursos de profesionalización.
6. El apartado 5.3 de la Norma ISO tiene la intención de que la alta dirección asigne los roles pertinentes en relación con el sistema de gestión de la calidad, es decir con las actividades que se derivan de cada uno de los requisitos y considero que faltan varias actividades que no están y que son fundamentales, por ejemplo para los puntos a-e del apartado 5.3 deberían asignarse responsabilidades y autoridades para asegurarse de que el SGC cumple con los requisitos de la norma de referencia para roles específicos como auditores internos o revisión por la Alta dirección.
A propósito de la Alta Dirección considero que es en este documento y no en el Manual de calidad es donde tendrían que figurar las responsabilidades del Comité de Calidad y no sé si también de los Comités de Biblioteca, aunque en parte, en el caso del segundo sí figuran en los Reglamentos. Habría que reflexionar sobre la inclusión de ambos órganos colegiados ya que tienen autoridades y responsabilidades específicas en el SGC que son fundamentales.
7. Sugiero que se haga una revisión del documento para mejorar cuestiones de redacción, eliminar o adicionar letras que faltan o se fueron de más; quizás en lo primero el CEHI podría auxiliarnos.
Comentarios sobre los roles:
Considero que los niveles educativos requeridos para ejercer los pestos o roles deberían establecerse de forma coherente con el grado de responsabilidad e incluso con el monto del salario.
Pienso que sería necesario especificar el área de especialidad para los puestos en los que se distingue grado académico; estoy consciente de que esto se topa con una realidad en la que pocas veces pueden cumplirse, pero creo que se podría anteponer la palabra “preferentemente” o “equivalente” por ejemplo: Licenciatura, preferentemente en gestión documental o equivalente o licenciatura y deseable maestría. Creo que ese sería un primer paso que abriría la posibilidad de profesionalizar los perfiles, que es una iniciativa que se está impulsando institucionalmente. De otra forma, me da la impresión de que se cierra definitivamente esa puerta.
En cuanto a las habilidades creo que habría que diferenciarlas para definirlas de forma más integral ya que figuran algunas que son directivas o administrativas, pero no figuran algunas que son específicas y fundamentales para el desempeño del rol.
Considero que faltan algunas acciones de formación, habilidades, actividades y responsabilidades en varios puestos. Identifiqué mis propuestas de adición con color rojo en cada uno de los roles o puestos en el archivo que enviaré a quienes elaboraron el documento y al personal de calidad.
Los “cursos básicos” del rol de subdirector/a y el de jefe/a de planeación incluyen los de fumigación, encuadernación, preservación y conservación documental y no encuentro la relación de éstos con el puesto. (Preguntar por qué serían básicos o si quizás están por error)
No hay un responsable del seguimiento de las metas del Plan Estratégico del Sistema Bibliotecario, pienso que el rol que podría asumir esta responsabilidad es el jefe/a de planeación y desarrollo.
Considero que el curso de introducción a la Norma ISO que se estableció para los bibliotecarios podría ser mejor aprovechado si en su lugar se diseña uno donde se les muestre cómo operar el sistema de calidad del sistema Bibliotecario, algo así como “Implementación del Sistema de calidad” cuya temática se centre en los requisitos de la norma que le aplican al personal operativo.
La descripción del rol de Bibliotecario/a de sala de autoacceso es idéntico al de Bibliotecario.
Sugiero que se revise y se consideren las actividades que tienen que ver con el acceso a las tecnologías de la información utilizadas en los centros de información que según entiendo serían la materia de este rol.
El rol de bibliotecario de hemeroteca es idéntico al de bibliotecario, excepto porque se habla de actividades relacionadas con el Kardex, que dicho sea de paso aplica también a algunas bibliotecas. Incluso en la lista de actividades hay dos líneas que a la letra dicen:
Proporcionar a la persona usuaria información sobre los servicios que ofrece la biblioteca
Recibir, cotejar, colocar, localizar y reacomodar las colecciones con que cuenta la biblioteca
Me parece que hay duplicidad de documentos. Me parece innecesario y sugiero que se unifiquen.
En el rol de chofer transportista sugiero que se agregue como parte de la formación básica una acción de formación sobre: reglamento de tránsito y aplicaciones de mapas y GPS.
Observé que el objetivo del rol de Coordinador/a de Auditoría es más bien el objetivo de las auditorias propiamente dicho. Sugiero que revisen la norma ISO 19011 en donde se consignan las responsabilidades y competencia del responsable de la gestión del programa de auditoría que en última instancia es la finalidad principal de este rol.(páginas 12 y 13) Por otra parte, pienso que sería muy útil adicionar como parte de la formación básica un acción que se centre en los Requisitos legales y reglamentarios aplicables y otros requisitos pertinentes a las actividades del Sistema Bibliotecario, ya que en algunas auditorias he observado que no se conocen a cabalidad.
Hay algunas acciones de formación sobre temas transversales. Recientemente recuerdo que ofrecieron uno de lenguaje incluyente. Sería pertinente incluirlos como parte de la formación básica o continua aprovechando que ya se están realizando.
Saludos y muchas gracias.
