Buen día.
Muchas gracias por enviarnos el documento Llu. Me da mucho gusto que se este revisando. Creo que todos los comentarios que se han hecho aportan mucho a la mejora del procedimiento.
Dejo aquí los míos:
En lo general, sugiero que se revise este documento teniendo en mano la política de gestión de colecciones. Ambos documentos deben estar alineados al 100% y no lo están. Esto lo comento porque veo que hay información en la política que se encuentra a nivel de procedimiento y en contraparte hay lineamientos normativos que están en el procedimiento y no en la política o bien, hay información que está tanto en la política como en el procedimiento: me refiero a algunos aspectos que son muy elementales u obvios y que vuelve tediosa la lectura del ya de por sí extenso documento. Esto permitiría simplificar el procedimiento y hacer más amigable su lectura y comprensión. En este sentido sugiero que se revisen las pautas que da la Guía institucional que existe para la elaboración de procedimientos. En teoría los procedimientos para los manuales que se están elaborando institucionalmente tendrían que estar en armonía con los de calidad.
Sugiero agregar las abreviaturas CI y CCI
Me parece reiterativo que los códigos y nombres de los documentos aparezcan en dos columnas.
Sugiero que se haga una revisión integral de la edición del documento y se uniforme ya que algunos párrafos están justificados y otros no, algunos tienen los códigos entre paréntesis y otros no, etc.
Respecto a la secuencia de actividades considero lo siguiente:
1. DETECCIÓN DE NECESIDADES: No entiendo por qué se dice que la hemeroteca no lleva a cabo la detección de necesidades de los usuarios y que tampoco pueden evaluar la pertinencia. Entiendo que no se puede realizar con los criterios que se hace en los Institutos y Facultades que tienen programas de estudio, pero existen otros mecanismos. Considero que se pueden reconocer las necesidades de información a través de la construcción de un perfil de los usuarios. En el curso donde nos enseñaron a elaborar la política de gestión de colecciones el instructor dio información al respecto y creo que en internet también hay mucha literatura seria en la que pueden apoyarse.
2. SELECCIÓN Y ADQUISICIÓN: Ciertamente el hecho de que el Comité apruebe es una traba burocrática, pero sí creo que debemos compartir la responsabilidad de las compras con algún superior por las implicaciones que esto tiene y más ahora que todo es auditable.
3. GESTIÓN PARA LA ADQUISICIÓN. Sin comentarios.
4. ADQUISICIÓN. En este apartado por ejemplo veo que hay un desfase entre la política de gestión de colecciones y el procedimiento. La política establece 5 modalidades de adquisición, pero en el procedimiento se indica que la adquisición se hace sólo a partir de la compra y la donación (por cierto no entiendo porque la donación se deja hasta el final de la secuencia de etapas en el No. 17 y 18).
5. RECEPCIÓN DEL MATERIAL BIBLIOGRÁFICO Y HEMEROGRÁFICO. No sólo se reciben obras monográficas y hemerográficas, también se reciben tesis, documentos gráficos, sonoros, etc. Podría redactarse algo más genérico como recepción de documentos o de materiales.
6. VERIFICACIÓN. Aquí yo destacaría que hay dos momentos en los que se recibe y verifican los materiales, el primero es cuando se constata que se cumpla con lo establecido en los documentos de gestión como listas de acervo contra facturas, títulos contra convenios, etc. Y otro momento de verificación es en particular el que se hace de la catalogación y clasificación. Son dos verificaciones distintas y esto se puede apreciar en el RIC que como ya lo dijeron es un documento que va marcando la pauta para la trazabilidad. Sugiero que estas etapas se revisen y se hagan apegándose al RIC. El RIC va marcando el orden en que se efectúan las actividades, pero en el procedimiento no se apegan al orden que tiene el RIC.
7. HABILITACIÓN. Armonizarla con el RIC
8. ORGANIZACIÓN EN ESTANTERÍA. La nota en color rojo se puede eliminar si se registra el documento de consulta en la última columna.
9. Mantenimiento. Sin comentarios
10. DESCARTE. Considero que aquí debería estar la información que figura en la política de gestión de colecciones. No debe perderse de vista que la política es normativa y el procedimiento describe la parte operativa. Debe haber concordancia
11, 12, 13, 14, 15,16 Sin comentarios
17, 18, 19 No encuentro una secuencia lógica en las actividades 17, 18 y 19 referentes a donación respecto a las que le anteceden. Considero que, en todo caso, estas tendrían que ir en la parte de adquisición ya que la donación constituye una modalidad más de adquisición.
Por otra parte, en la tabla de entradas y salidas figura como única salida colecciones pertinentes, yo creo que hay más salidas de este proceso: colecciones pertinentes, disponibles, organizadas y en buen estado físico. En los receptores de las salidas creo que faltan los usuarios.
Respecto a los indicadores considero que son muchos. La norma pide que se mida satisfacción y desempeño; habría que valorar cuáles de los indicadores que se proponen entran en estos requisitos. Coincido con Ale en que se deben medir de una vez los indicadores que piden los organismos evaluadores y/o acreditadores, pero en ese caso creo que debería haber flexibilidad para que cada biblioteca considere los indicadores que pide medir el organismo que acredita los PE en cuestión pues son muy variables.
Recomiendo la consulta del libro “Evaluación de la calidad en bibliotecas” de Javier Gimeno Parelló, donde se dedica un apartado a la construcción de indicadores.
