Definir los requisitos que deben reunir los materiales que se reciben para su proceso de organización documental, así como las características con las que el POD se compromete a entregar los acervos procesados.

- Responsables de centros de información
- Personal de gestión de colecciones de los centros de información
- Responsable del Proceso de Organización Documental
- Personal del Proceso de Organización Documental
– Responsable del Proceso de Preservación Documental
- Personal del Proceso de Preservación Documental
- Proveedores de acervo

Para solicitar el servicio las bibliotecas deberán cubrir los siguientes puntos:

a) Oficio de solicitud de elaboración libre indicando el total de libros a procesar;
b) Formato: Materiales enviados para proceso a Organización Documental (SB _R _MEPOD_8.5.1 )el cual puede ser descargado en: http://www.dgb.umich.mx/index.php/sistema-de-calidad Se deberá enviar una relación por caja, ordenando la información alfabéticamente por título
c) Las cajas deben estar numeradas e incluir el formato (SB _R _MEPOD_8.5.1 ) pegado a la misma.

Los proveedores que envíen material al Proceso de Organización Documental, deberán incluir con la remesa de acervos una copia de facturas o remisión, que especifique por lo menos lo siguiente:

a) Factura;
b) Total de acervos por caja;
c) Título, autor y cantidad de materiales que se remiten;
d) Proyecto, fondo, licitación o concurso al que pertenece;
e) Dependencia a la que se destina el material, una vez procesado;
f) Costo de adquisición por título;
g) Las cajas deben de estar numeradas.

Cuando el Proceso de Preservación Documental envíe materiales al Proceso de Organización Documental, éste deberá incluir lo siguiente:
a) Oficio de envío.
b) Total de acervos por caja;
c) Título, autor y cantidad de materiales que se remiten;
d) Los títulos y autor deben ser seleccionados de las portadas de los libros
e) Dependencia a la que se destina el material, una vez procesado;
f) Las cajas deben de estar numeradas;
g) Los materiales deben estar embalados correctamente para evitar daños durante su traslado;
h) Las cajas deben tener un peso que pueda ser manejado por una sola persona;
i) Todos los libros deberán contar con portada y contraportada.

Las remesas de materiales procesados que el Proceso de Organización Documental envía a los centros de información deberán cumplir con los siguientes requisitos:

a) Oficio de entrega de recursos, en el cual se indica: número de oficio, total de títulos y volúmenes a entregar, el centro de información y fecha de entrega;
b) Listado de libros o copia de factura o remesa, que señala los materiales que se envían;
c) Materiales embalados correctamente para evitar daños durante su traslado;
d) Las cajas tendrán un peso manejable por una sola persona;
e) Las cajas irán numeradas y con su papeleta de embalaje;
f) Una vez que se culminaron las actividades del POD, se notificará vía telefónica a los centros de información para que, en la medida de lo posible, la biblioteca envíe personal a su cargo para recoger los materiales.

a) Clasificados, catalogados, habilitados y dados de alta en el catálogo en línea KOHA;
b) La remesa se acompañará por el formato de Verificación de salidas no conformes del POD (POD _R _VSNCPOD_8.7) que deberá ser llenado y enviado al proceso de Organización documental o al clasificador-catalogador que realice el proceso en la biblioteca, cuando los materiales no cumplan con lo señalado en el propio formato. Los libros y el formato deberán ser enviados en un plazo menor a 10 días hábiles de la entrega de los mismos.
c) La habilitación incluye: dos etiquetas con la signatura topográfica (una en el lomo del libro y otra en la contraportada, cuando es posible); una etiqueta de ID ITEM (código de barras); cinta transparente para protección de etiqueta del lomo