KOHA-POD-UMSNH
CATALOGACIÓN
CLASIFICACIÓN
SISTEMA BIBLIOTECARIO UMSNH

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Políticas de servicio del Proceso de Organización Documental

Propósito
Definir los requisitos que deben reunir los materiales que se reciben para su proceso de organización documental. Así como las características con las que el POD se compromete a entregar los acervos procesados.
Responsables para su aplicación
- Responsables de centros de información
- Personal de gestión de colecciones de los centros de información
- Responsable del Proceso de Organización Documental
- Personal del Proceso de Organización Documental
- Responsable del Proceso de Preservación Documental
- Personal del Proceso de Preservación Documental
- Proveedores de acervo
Para la solicitud del servicio
Centros de Información
Para solicitar el servicio, las bibliotecas deberán cubrir los siguientes puntos:

a) Oficio de solicitud de elaboración libre; indicando el total de libros a procesar;
b) Formato: "Materiales enviados para proceso a Organización Documental", que puede ser descargado en: http://www.dgb.umich.mx/. (deberá enviar relación por caja, ordenada la información alfabéticamente por autor)
c) Las cajas deben estar numeradas y un formato SB _R _MEPOD_7.5.1 pegado a la misma.
Envío de remesas
Proveedores
Los proveedores que envíen material al Proceso de Organización Documental deberán incluir, con la remesa de acervos, copia de facturas o remisión que especifique, por lo menos, lo siguiente:

a) Factura
b) Total de acervos por caja;
c) Título, autor y cantidad de materiales que se remiten;
d) Proyecto, fondo, licitación o concurso al que pertenece;
e) Dependencia a la que se le entregará después de su proceso;
f) Costo de adquisición por título;
g) Las cajas deben de estar numeradas.

PPD
Cuando el Proceso de Preservación Documental envíe materiales para al Proceso de Organización Documental, éste deberá incluir lo siguiente;
a) Oficio de envío.
b) Total de acervos por caja;
c) Título, autor y cantidad de materiales que se remiten.
d) Los títulos y autor deben ser seleccionados de las portadas de los libros
e) Dependencia a la que se le entregará después de su proceso;
f) Las cajas deben de estar numeradas;
g) Los materiales deben estar embalados, de tal forma que se puedan manejar en el transporte sin que se salgan los libros;
h) Las cajas deben tener un peso que pueda ser manejado por una sola persona;
i) Todos los libros deberán contar con portada y contraportada.
Para los materiales procesados que se entregan a las Bibliotecas
Entrega de recursos
Las remesas de materiales procesados que el Proceso de Organización Documental envía a los centros de información deberán cumplir con los siguientes requisitos:

El envío
a) Oficio de entrega de recursos, en el cual se indica el número de oficio, total de títulos y volúmenes que se entregan, la biblioteca y fecha de entrega;
b) Listado de libros o copia de factura o remesa, que señala los materiales que se envían;
c) Cajas debidamente embaladas, sin que se salgan los libros durante el transporte;
d) Las cajas tendrán un peso manejable por una sola persona;
e) Las cajas irán numeradas y con su papeleta de embalaje;
f) Se informará vía telefónica de la conclusión del trabajo solicitado y, en la medida de lo posible, se solicita que personal de la biblioteca, envié personal a su cargo para recoger los libros.

Los libros procesados
a)Clasificados, catalogados, habilitados y dados de alta en el catálogo en línea KOHA;
b) La remesa se acompañará por el formato de "Verificación de materiales procesados" POD _R _VMP_8.3 que deberá ser llenado y enviado al proceso de Organización documental o al clasificador-catalogador que realice el proceso en la biblioteca, cuando los materiales no cumplan con lo señalado en el propio formato. Los libros y el formato deberán ser enviados en un plazo menor a 10 días hábiles de la entrega de los mismos.
c) La habilitación incluye: dos etiquetas con la signatura topográfica (una en el lomo del libro y otra en la contraportada, cuando es posible); una etiqueta de ID ITEM (código de barras); cinta transparente para protección de etiqueta del lomo.
Para registrar una nueva solicitud de servicio, da un clic aquí