¿Quiénes somos?

El Proceso de Preservación Documental es el encargado de preservar y conservar los materiales biblio-hemerográficos de las bibliotecas pertenecientes a la Universidad Michoacana de San Nicolás de Hidalgo, para lograrlo, brinda los servicios de encuadernación y/o rehabilitación de acervos contemporáneos, fumigaciones de mantenimiento y emergentes a las unidades de información, mantenimiento de acervos especiales a las bibliotecas que lo tienen, además apoya a la DGB impartiendo cursos, tutorías y visitas guiadas al departamento. Se brindan los servicios cuando se soliciten de acuerdo a nuestras políticas de servicio:

POLÍTICAS DE SERVICIO DEL PROCESO DE PRESERVACIÓN DOCUMENTAL

Propósito: Contribuir a la permanencia de los acervos de la Universidad, por medio de la encuadernación de aquellos documentos que lo requieran.
El Proceso de Preservación Documental brinda sus servicios conforme a lo siguiente:
a) Se atenderán únicamente los acervos pertenecientes a las bibliotecas universitarias.
b) Es importante que se realice un descarte por lo menos una vez al año con el fin de evitar gastos innecesarios en el proceso, encuadernado de materiales obsoletos o que no sean consultados.
c) Llamar por teléfono al laboratorio una semana antes de enviar el material para recibir asesoría sobre la actualización y llenado del formato.
d) Para atender con prontitud las solicitudes, se pueden recibir en cada envío hasta 36 libros para encuadernar, embalados en cajas con 12 libros cada una. (Esto para facilitar el manejo del material).
e) Se atenderán las solicitudes que sean enviadas con un SABS (Solicitud de Adquisición de Bienes y Servicios), especificando el número de cajas y volúmenes a encuadernar, en original y copia, dirigido al C. Responsable del Proceso de Preservación Documental.
f) Deberá anexarse la relación de obras que se envían, utilizando para ello, el formato “Recepción, Proceso, Embalaje y Envío de Materiales Encuadernados” PPD_R_RPEEME_7.5.1 del cual se imprimirán 3 hojas, pegando una en la caja correspondiente y dos se entregarán junto con original y copia del SABS (Solicitud y Adquisición de Bienes y Servicios) y el material a encuadernar.
g) Se dará servicio en el orden cronológico en que hayan sido presentadas las solicitudes.
h) Se recibirá el material en días hábiles de 8:00 a 14:00 horas.
i) Las tesis que se envíen a encuadernar, deberán venir en una caja aparte, no revueltas con los libros. No se les estampará el título, únicamente las siglas de la universidad, el nombre de la facultad, el autor, la palabra "tesis” o “tesina” y el año.
j) La persona encargada de llenar los formatos, deberá revisar, hoja por hoja, cada ejemplar, a fin de detectar si se encuentra mutilada, deteriorada, rayada, o carece de portada y contraportada, si es así, deberá sacar una copia de las hojas faltantes o dañadas, de otro libro del mismo año y edición, y adjuntarla a la obra, (si no cumple con estos requisitos, no enviarla). Esta revisión permitirá agilizar el servicio.
k) Las copias que se envíen, deben ser legibles, con un margen de 2 cm por cada lado, si es por los dos lados, cuidar que ambos coincidan.
l) En caso de que exista un LIBRO UNICO (en toda la universidad) que carezca de portada, contraportada o esté incompleto, que sea muy consultado y requiera de encuadernación, deberá solicitar este servicio por medio de un oficio dirigido al Responsable del Proceso de Preservación Documental donde se especifique que es un libro requerido para su consulta y se autoriza la encuadernación.
m) Si los libros tienen demasiadas hojas sueltas, éstas deberán enviarse en una bolsa de plástico transparente para evitar que se extravíen y facilitar su encuadernación.
n) El envío del material debe ser en cajas de cartón, cerradas, cuidando que quede espacio suficiente para los libros ya encuadernados (el volumen aumenta con el cartón y el forro). De ninguna manera se deben colocar lazos, ligas o cinta adhesiva en lugar de caja.
o) Los materiales que estén en proceso de encuadernación, por ningún motivo se facilitarán a persona alguna, hasta completar el proceso.
p) Después de recibir el material ya encuadernado en la biblioteca, el personal del Proceso de UNICOB (Unidad de Control Bibliotecario) aplicará la encuesta de EVALUACIÓN DEL CLIENTE CONTROL DE CONFORMIDAD Y SATISFACCIÓN. PPD_R_ECCCS_8.2.4_8.2.1
q) El bibliotecario tendrá diez días hábiles después de haber recibido el material encuadernado para revisarlo y si no está conforme hacer cualquier reclamación o regresarlo.
r) Cualquier situación no considerada en la presente política será resuelta por el C. Director General de Bibliotecas o en su ausencia por el Subdirector.
s) Para cualquier duda o aclaración, se puede comunicar el tel: 3167150 y 3223500 ext. 4233 o enviar correo electrónico a la siguiente dirección: procesopddgb@gmail.com

POLÍTICAS DE SERVICIO DEL PROCESO DE FUMIGACIÓN DOCUMENTAL

PROPÓSITO:
Mantener los acervos biblio-hemerográficos y las unidades de información libres de plagas dañinas para los materiales y el ser humano.
ALCANCE:
Todas las unidades de información del sistema bibliotecario de la DGB de la UMSNH y las instituciones con las que haya convenios.
1. Se atenderán todas las unidades de información del sistema bibliotecario de la DGB de la UMSNH de acuerdo a la calendarización anual de fumigaciones de mantenimiento que se realizarán cada seis meses.
2. Si la biblioteca requiere una fumigación emergente, deberá solicitar el servicio por medio de un SABS (Solicitud y Adquisición de Bienes y Servicios) dirigido al Responsable del Proceso de Preservación Documental en original y copia.
3. Deberá encontrarse una persona responsable de la Unidad de información cuando acuda el personal del Proceso de fumigación a realizar el diagnóstico y/o la fumigación.
4. Cuando se vaya a realizar la fumigación todas las áreas deberán estar abiertas, en caso de que alguna puerta permanezca cerrada con llave, se suspenderá la fumigación.
5. Antes de fumigar se deberá cumplir con las siguientes medidas de seguridad:
a) No dejar alimentos en las áreas.
b) No dejar cajas o materiales en el piso.
c) Desalojar al personal de las áreas, trabajadores y usuarios.
d) Mantener todas las áreas abiertas. (Ninguna cerrada con llave)
e) Informar al fumigador si la Unidad de Información cuenta con sensores de humo, para que sean desactivados si se va a fumigar con piretroides en humo.
f) Mantener totalmente cerrado 48 horas después de la fumigación.
6. Después de la fumigación se deberán seguir estas indicaciones:
g) El intendente, usando cubrebocas, deberá abrir todas las ventanas y ventilar las áreas durante dos horas antes de iniciar las actividades de aseo.
h) Limpiar como lo hace normalmente, usando bata, cubrebocas y guantes.
i) Si en la unidad de información existen ventiladores, es recomendable mantenerlos funcionando toda la mañana.
j) Después de esto el personal podrá ingresar a laborar.
7. Cualquier duda o incidente, favor de reportarlo al responsable del proceso al tel: 3167150 y 3223500 ext. 4233.